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Eine Hochzeit wird vom Brautpaar meist lange im Voraus geplant. Doch je nach Größe der Hochzeit, gibt es am Hochzeitstag noch einiges mit allen Dienstleistern abzusprechen. Dafür gibt es Hochzeitskoordinatorinnen. An diese könnt ihr die Verantwortung abgeben und einfach nur genießen. Ich habe Hochzeitskoordinatorin Marie-Caroline Utsch Fragen gestellt, weil mich die Details ihrer Arbeit brennend interessiert haben. Doch lest selbst:
Ich bin die Unterstützung für Brautpaare, die ihre Hochzeit selbst planen und sich trotzdem am großen Tag professionelle Unterstützung wünschen. Im Gegensatz zu einer Hochzeitsplanerin plane ich die Hochzeit nicht, sondern setze die Planung des Brautpaare am Hochzeitstag um. Ich koordiniere den Aufbau, verteile Platzkarten, empfange die Gäste und halte dem Brautpaar in allen Angelegenheiten den Rücken frei. Quasi Feel Good Manager, Qualitätsmanager und Ansprechpartnerin für die Dienstleister:innen in einem.
Am Hochzeitstag fallen ganz viele To Dos an, die das Brautpaar nicht ohne Hilfe lösen kann. Egal ob Deko verteilen in der Location, die Musik zum Einlauf der Braut pünktlich starten, die Gäste zu Tisch zu bitten: Das sind alles Dinge, die sich im Brautkleid schwerer umsetzen lassen. Und für Brautpaare, die dafür nicht ihre Trauzeugen einspringen lassen wollen, eignet sich ein Hochzeitskoordinator. Nicht nur das Brautpaar soll sorgenlos feiern können, sondern auch die Trauzeugen, engsten Freunde und Familie.
Meine Aufgaben variieren im Umfang und Ablauf von Hochzeit zu Hochzeit. Um es verbildlichen zu können, gehen wir einfach mal davon aus, dass es eine freie Trauung ist, die am selben Tag der Feier in derselben Location stattfindet 🙂
Ich komme einige Stunden vor der Trauung an der Location an und spreche die letzten Details mit dem Servicepersonal und Catering durch. Wenn der Florist:in bereits da war, schaue ich, dass Blumen und Deko genauso aufgebaut wurden, wie vom Brautpaar gewünscht. Ich verteile Platzkarten, Menükarten und Gastgeschenke. Nach und nach trudeln weitere Dienstleister ein, wie zum Beispiel Musiker:innen, mit denen ich den Ablauf und Details abkläre. Wichtig ist, dass jeder Dienstleister:in und auch engste Vertraute des Brautpaares wissen, was sie wann zu tun haben. Dafür habe ich immer einen Ablaufplan in der Hand und mein Handy in Reichweite, falls jemand im Stau steht oder noch eine Frage hat. Ich koordiniere mit dem Fotograf:in, dass er – wenn gewünscht – ein Foto von der Braut macht, wenn sie aus dem Auto steigt. Dann sage ich der Band Bescheid, dass die Trauung gleich losgeht. Ich bitte die Gäste sich zu setzen, gebe der Band das letzte Zeichen und dann kann die Braut einlaufen. Während der Trauung arrangiere ich die letzten Details für den nachfolgenden Sektempfang. Danach bin ich mehr in meiner Rolle als Feel Good Managerin und beantworte Fragen der Gäste, zeigen ihnen den Weg zum Geschenketisch oder der Garderobe. Zwischendurch checke ich beim Brautpaar ein, um zu sehen, ob ihnen etwas fehlt. Wenn der Zeitpunkt für das Dinner gekommen ist, bitte ich die Gäste nach und nach, so langsam ihren Platz zu finden. Mit dem Catering koordiniere ich dann den genauen Zeitpunkt der Gänge bzw. Buffet-Eröffnung und ziehe mich während des Essens zurück. Mein letztes To Dos ist in den meisten Fällen der Anschnitt der Hochzeitstorte, bevor ich mich dann verabschiede!
Letztes Jahr war ich als Hochzeitskoordinatorin auf einer sommerlichen Gartenhochzeit in Bayern. Nachdem es die Tage vorher durchweg geregnet hatte, waren wir überglücklich, als die Sonne am Hochzeitstag strahlte. Obwohl das Essen draußen unter Pavillons stattfinden sollte, entschied sich die Braut kurzfristig um, das Abendessen unter freiem Himmel stattfinden zu lassen. Kaum war der zweite Gang serviert schaue ich in einen sehr dunklen Himmel, schaute noch schnell die Wetter-App, doch dann war es bereits zu spät. Während ich das Servicepersonal anwies, schnell die Pavillons aufzustellen, um die Gäste im Trockenen speisen zu lassen, fing es bereits zu regnen an. Das Schöne: Alle Gäste haben einfach ihre Tische angepackt und in den Saal getragen. Innerhalb weniger Minuten waren alle Gäste drinnen und haben weiter gegessen, als ob nichts gewesen wäre! Der Vorteil: Nach dem Essen ging es nahtlos in eine stimmungsvolle Party über, da niemand mehr draußen sein wollte.
Das ist richtig! Die Planung von Junggesellenabschieden richtet sich an Trauzeuginnen, die beruflich und privat viel eingespannt sind und ihre Feierabende nicht mit der aufwendigen Planung eines Wochenendes opfern möchten. Hierbei lernen wir uns erstmal persönlich kennen, sie erzählt mir über die Braut, ihre Wünsche und auch die Dynamik der Gruppe. Basierend darauf stelle ich einen individuellen Tagesablauf zusammen und spreche ihn mit der Trauzeugin durch. Wenn das für sie passt, gehe ich auf Ferienhäuser, Hotels und Aktivitäten zu, frage Verfügbarkeiten ab, hole Angebote ein und stelle der Trauzeugin die finale Planung vor. Danach entscheidet sie, was genau gebucht wird. Kurz vor dem JGA bekommt sie noch eine persönliche Info-Mappe mit allen Details, Adressen und Kontaktdaten der Dienstleister und kann sich dann auf ein tolles Mädels-Wochenende freuen!
Danke liebe Marie für die Beantwortung meiner vielen Fragen.Vielleicht sind die Informationen ja für das ein oder andere Brautpaar interessant. Besucht Marie gerne auf ihrer Webseite Avec Marie Events oder auf Instagram.
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